职场新人写作指南

对于很多从大学校园初入职场的新人而言职场写作往往是一个很大的难题。职场写作又称公文写作，与以往在学校里的作文或者论文写作有很大的不同。首先，职场写作不可以像写作文那样天马行空，任意抒发个人情感；也不需要像论文写作那样进行复杂的论证。职场写作最重要的是先要把事情弄明白、搞清楚，然后通过文字形式表达出来，让读者阅读后能理解并执行；其次，职场写作对于“准确度”有更高的要求。尤其是涉及到时间、地点、人员、数据等重要信息时，要力求准确，确保读者阅读后不会产生歧义。最后，职场写作的终极日标是达成有效的沟通这也是职场写作与学生作文、论文的最本质区别。

职场上各项工作的开展都离不开与他人的协作，要与他人开展有效的协作，达成有效的沟通是前提。职场上所有类型的写作都是服务于“达成有效的沟通”这个目标。不论是邮件、报告、请示、OA等，都是为了与监管机构、领导、同事、客户、供应商等达成有效的沟通，进而促进工作的开展与完成。

怎样的沟通才算是有效的沟通呢？有效的沟通，是指沟通双方在理性、感性均达成一致，从而有效开展协作，进而圆满完成工作任务。信任，则是达成有效沟通的基础，是超越一切沟通形式、一切沟通技巧最基础的前提。在进行职场写作时，要努力通过文字表达与读者建立起信任关系，让读者在即使不认识你的情况下，也能够相信你所写的内容，认同文章的观点，从而有效协助相关工作的开展。

怎样的书面表达，才能更好地建立信任呢？有以下几个要点：一是观点鲜明，主题突出。如果读者看了半天也没明白作者到底想说什么，那他就不会再看下去了。所以观点要鲜明，直奔主题。二是逻辑严密，布局合理。如果逻辑不通顺，读者会认为作者说的没道理，写的乱七八糟，自然不会认同文章观点。三是要有数字、事实、细节的全面呈现，只有经过深入研究、调查和论证后写出来的文章，其观点或者结论更容易让读者认同。四是文字简洁，文章凝练不冗长。太长的文章容易给人造成阅读障碍，让读者望而生畏。只有做到以上几点，才能给读者创造一次良好的阅读体验，并且和读者在理性、感性上都达成一致。理性上讲，作者能说服读者认同文章观点，愿意按照文章的观点指示去协助或者执行；感性上讲，读者通过文章能有效了解作者，认为作者是办事有章法、靠谱的人，愿意和作者共事或者长期合作。

为了帮助职场新人快速地提升职场写作能力，尽快完成从学生到职场人这一角色的转变，我将在下文中分享一些重要的写作思维和方法，帮助职场新人更好地在写作中建立信任进而达成有效沟通，促进工作的完成。同时我述将介绍工作中使用频率最高的邮件的写作套路，帮助职场新人学会规范使用邮件。

一、职场写作理念、思维与习惯

（一）养成正确的写作习惯—“先想再写，然后删"

职场写作最忌讳打开电脑就写，一定要先想再写。想，即是构思。下笔前，要把文章的基调内容、结构都想好。如果没构思好，就匆忙下笔，写出来的文章可能会逐渐偏离方向，最后主张模糊、脉络不明。而修改一份粗溢的文案，花费的时间和力气更多。下面来具体说一下如何有效构思一篇文章：

第一、基调，基调是指文章要呈现出来的风格或者特点，比如有深度、有广度、乐观的、悲观的等等。文章以基调为王。基调对了，当半功倍；基期错了，哪怕你的文章写得再好，也是无用。正确的基调才能传递出文章真正的价值，以年终总结为例，它的基调要求：有深度，怎样是有深度呢？这就要求你将工作成果写出意义，会提供难得的一线经验、不同的视角：会在罗列了贡献之后，找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。好的年终总结不是业续流水账，而是决策辅助、行动指南，领导在读你的年终总结的时候，最希望看到的是一些好的经验做法，能提供给他一些不同的视角，从而帮助他对未来做出更加正确的决定。这也是为什么领导要求我们在写总结或者工作汇报的时候，总是要求少说成绩，多说问题和解决办法。因此，在写年终总结的时候，一定要写出自己对工作的深度思考。

第二，内容，学校里的写作，读者是教授，他读你的文章是有薪水拿的。职场上的读者，大多是“甲方读者”，比如领导、客户、重要合作伙伴等。他们没有义务读完你的文章，他们可以随时终止阅读。要让这些甲方读者被你的内容吸引，就必须遵照这个原则从“作者逻辑”切换到“读者逻程”。提供所有必须信息，然后按照“要话先说”的顺序排列。构思文章的时候，要先换位成读者来思考，如果我是读者，我需要从这篇文章中获得什么信息，什么价值？所以，你要确保你的文章对读者有价值，并且要把相应内容按照重要性的高低依次排列组合只有在遵循“读者逻辑”“要话先说”的前提下，文章才能环坏相扣引人入胜。

第三，结构。结构就是文章的布局和架构。日常工作中，我们最常使用的结构是金子塔结构。金字塔原理简单说就是：结论先行、以上统下、分组归纳、逻辑递进，金字塔第一层就是文章的第一段，也就是主要结论，要在一开始就把结论抛给读者；金字塔第二层，是文章的一级小标题，即你准备从哪几个方面来开展论述，支撑你的结论。金字塔第三层，是支撑一级小标题的段落，即具体的论据。这需要把之前已经构思好的内容分组归纳按照逻辑顺序放在这些段落里。作者也可以视文章长短,在段落里再设置二级甚至三级小标题。使用金字塔结构，能让读者先读到观点，然后将支撑观点的论据按照逻辑递进的顺序层层展开，使读者更快地更大程度地认同作者的观点。

写完义章之后，还有一个重要步骤—压缩，一般要求删掉三分之一的文字。职场写作讲究KISS原则, keep it short and simple,要做到句子中不能有多余的词，段落中不能有多余的句子，内容易供要详实，文字表达要简洁。深度阐述和实例细节会让文章更长，但不是冗长，要用最少的字表达最多的意思。可以用这三个方法来让文章“减无可减”第一，把注水的文字如“大概”、“一般来说“话说回来”等都删掉。第二，把"在我看来，我认为，我相信"之类的短语删掉。第三，把意思重复的句子压缩掉。这样删减之后，文章就会更加简洁凝练。

（二）打造语言的质感

职场上，一篇好文章和普通文章最显著的区别就是，作者是在用“假、大、空”的言评，还是在用有实质内容的语言，即文章是否有质感。下面我给大家分享几个打造语言质感的方法：

1.用数字、事实、细节来呈现信息化语言

职场沟通如果不用信息化语言，你想表达的和读者理解的就很容易产生偏差。在职场写作中要尽量减少“形容词”的使用，而多用数字、事实来表达。举个例子，假如你现在要向老板申请加薪。你这样写，“工作得到领导的肯定，受到同事们的好评。”这是一句描述性语言。至于你受到多大的肯定以及怎样的好评，读者是不清楚的。再来看另外一种表达，"2017年工作业绩突出，年终被评为优秀职业经理人”。这是一句信息化语言，这样的加薪申请就明显更有底气和说服力。

2.用类比法和诠释法明确抽象概念

人天生不喜欢抽象概念，因为抽象概念比较晦涩难懂。所以要使用类比法和诠释法把话写透。

先看类比法，举个例子，“在任何情况下面对客户时，我们都应该展现这样的中间状态——放松但又不过于松懈。"读者读后会产生疑问，到底什么样的状态是放松但又不过于松懈呢？可以这样写，“在任何情况下面对客户时我们都应该机敏但不过于紧张，处于坐过山车和旋转木马的中间状态。"过山车和旋转木马大家都坐过，用这个做类比，读者就能很清楚地体会到介于放松和过于松懈之间的中间状态了。

第二个方法是诠释法，对于文章里的关键词，要用你的理解把它展开写，比如，“我们需要情商高的候选人。”这句话中的“情商高”有很多种意思，可以理解为人际交往能力強，较好的情绪管理能力，团队协作能力强等等。可以改成“我们需要候选人具备与他人开展良好沟通协作的能力。”这样描述就更加具体HR在招聘时才会更有针对性。

3.向前挖原因，展示因果逻辑

对于职场写作而言，思想和逻辑非常重要，不过，职场写作毕竟不是科学推导，不需要复杂的论证过程，读者也讨厌复杂的论证。你只需要在句子表述中建立和展示简单的因果关系，就能让读者很满意，我们来看一组例子：

（1）公司利润下降了。

（2）公司利润下降了，因为成本增加了。

（3）公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。

（4）公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%，具体来说，较高的薪水支由是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的，因为加班时间减少，付给员工的平均工资实际上下降了5%

第1句话只是陈述了一个现象；第2句话我到了因果关系，效果更好，但仍不够准确；第3句话比第2句话更加准确，但是分析不够深入透彻；第4句话最优，不仅具备了清晰的因果关系，还增加了更多细节描述与准确的数据是典型的有质感的文字。

4．向后给指南，不写鸡汤

鸡汤，就是空谈战略、方向和美好愿想。鸡汤式的语言，一拍脑袋就能写一堆，对读者没有实际帮助，指南则是务实的建议，可执行的计划，可落地的行动方案，对比一下鸡汤式和指南戏语言:

我们要抓住容户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。（鸡汤）

我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。（指南）

对比一下，指南式的语言更容易让人觉得务实，从而对你产生信任感。在职场写作中，一定要少写鸡汤类的文字。

二、邮件写作规范

很多时候，大家觉得邮件只是工作中的小事，随便写与就可以了，但作为口常使用最高频的办公工具，邮件如果使用不当，也可能对我们的工作至生活产生巨大的影响。2015年美国总统大远，希拉里本来形势一片大好，极有希望登顶总统宝座，但是由于“邮件门”的煤出，战终让她败给了特朗善，错失了成为美国史上第一位女总统的机会。看似微不足道的邮件竟也能带来致命的打击

职场中，邮价是一种重要的沟通交流工具，与微信、短信相比重正式、常用。能够正确并规范书写郁件的人，往往能更高效地完成工作我下面将介绍如何写好一封工作邮件：

（一）主送和抄送

“主送”是受理邮件所提事项的人，是需要给由反馈或积极关注邮件内容的收件人。“抄送”是只需知道邮件内容，但没有义务必须对邮件予以回复的收件人。需要注意的是，主送和抄送不能搞混酒，同时收件人的地址要确认清适，避免发错人。

（二）邮件标题

一个合格的邮件标题能准确清楚地概括整封邮件的主题，做到简洁、易懂、便于查找，能让收件人在最短时间里判断出这封邮件的内容和重要性，从而确定处理这封邮件的时效比如公司领导或者像办公室、财务部等职能部门的领导，他们每天要处理几十上百封邮件，如果你的邮件主题随便写写，那么你的邮件就很可能被淹没在众多邮件之中，而不能得到及时的反馈，影响自己的工作时效。下而来看一组例子：

1.情况说明

2.关于银行款项延期支付的情况说明

3.【常尽快反馈意见】关于A业务银行款项延期支付的情况说明

按照第1种写法，光从字面上是判断不出邮件内容的；第2种写法较第1种更清楚，但还不够准确：第3种写法最清楚、最直观、收件人看到后必然会优先打开这封邮件。

因此，在写邮件主题的时候，一定要清楚明了，让收件人一目了然。

（三）正文

正文要做到简明扼要、重点突出，条理分明切忌长篇大论，给收件方造成阅读障碍。要尽量用最少的文字，表达清楚相应内容，这里介细几个小学问：

1.分段说明。分段说明更能体现你的思维逻辑让对方能更容易理解你的意思

2.使用小标题。小标题就像是路标，能让读者迅速抓住重点。

3.辅以图表。“一图胜干文”，图表不仅简单直观。还能帮作者省略挡哕嗦的词，进一步降低阅读障碍。

上述三个小敲门能为邮件创造出“留白”，让读者的眼睛得到休息，还能把作者结构化的思维，视觉化给读者看到。

（四）邮件结尾

邮件结尾一定要清楚地留下联系方式，方便收件人联系咨询。如果联系人是发件人自己，使用邮件签名即可；如果联系人是别人，比如在用部门公共邮箱发送邮件时，就要在结尾处注明具体的联系人姓名和联系方式了。

（五）附件

邮件附件命名要准确清晰,要能准确概述出附件内容。类似“新建WORD”这样的命名就是不合格的；当有多个附件时，每个附件要加序号，既避免遗漏，也方便收件人查收；上传附件时，尽量不使用压缩包。发件人应将全部附件按顺序附在正文后发送，以方便收件人在看附件。

（六）认真检查

千万别小看这一步，不知道有多少人因为没检查而犯下许多低级的错误在草拟完邮件之后，一定要对收件人邮箱地址、序号、排版、附件等进行详细的检查。可以先给自己发一封邮作测试或者把邮件内容打印出来校对，这些方法都可以帮助降低出错的概率。

三、小结

本文主要讲了岗部介内容，一是介绍了一些重要的职场写作理念、思维与习惯。比如达成有效沟道，是职场写作的终极目标；养成正确的写作习惯—先想再写，然后再；使用信息化语言打造语言质感等。二是如何写好一封工作邮件希望上述内容能对初入职场者有所帮助力你们写出自己的职场影响力，取得职场赛道上的新突破。

众森实业集团

董事长办公室/张涛 供稿